От 1 юни 2025 г. трудовата книжка става електронна
Трудово право
Новини
Полезно
След близо век вярна служба, хартиената трудова книжка официално излиза в пенсия. Промяната е част от дигитализацията на трудовите отношения в България и с нея се предвижда информацията за трудовата ни дейност да се прехвърли изцяло в електронна среда.
Но какво точно означава това за вас – работещите, HR екипите и работодателите?
Какво на практика се променя за работниците и служителите на трудов договор?
След 1 юни 2025 г. няма да е необходимо работодателят да вписва нищо в хартиената ви трудова книжка. Всички обстоятелства относно вашата трудова „биография“ – например кога сте започнали работа, заели сте друга длъжност, ползвали сте отпуск или сте напуснали, ще се вписват в т. нар. единен електронен трудов запис, който ще се води в нов Регистър по заетостта, поддържан от Националната агенция по приходите (НАП).
Какви са предимствата на електронната трудова книжка?
Създаването на електронната трудова книжка е логична следваща стъпка след въвеждането на електронните трудови досиета на работниците и служителите през 2017 г. Предимствата на електронния документ спрямо хартиената трудова книжка са неоспорими:
елиминира се рискът за работниците и служителите от загуба, повреда или унищожаване на трудовата книжка, както и липсата на печати и подписи;
намалява се административната тежест за работодателите;
разширява се достъпът до електронни услуги и се създават условия за интеграция и обмен на информация с други институционални регистри;
обединяват се трудовите данни на населението в национален мащаб, което позволява задълбочени анализи и ефективно планиране на политики на пазара на труда.
Как ще се осъществява достъпът до електронната трудова книжка на работниците и служителите?
Очаква се системата да заработи на 1 юни 2025 г., като след тази дата всеки работник или служител ще има пълен достъп до своята електронна трудова книжка чрез своя квалифициран електронен подпис (КЕП) или персонален идентификационен код (ПИК) през портала на НАП. По този начин ще можете да проверявате какви записи са направени, както и кой е имал достъп до вашите данни. Това е важно за защита на личната ви информация, както и при евентуален спор с работодател относно вписаните данни.
При необходимост, можете да изискате от НАП разпечатка за представяне като официален документ.
Кой друг ще има достъп до електронната трудова книжка на работниците и служителите?
Извън титулярите на електронната трудова книжка, НАП ще предостави достъп до нея и на следните категории лица:
Родителите, настойниците и попечителите на наетите на трудов договор лица под 18 години – за данните, налични за тях;
Работодателите:
пълен достъп до подадените от него данни в електронните трудови книжки на лицата, които са негови работници и служители;
ограничен достъп до данните в електронните трудови книжки на негови работници и служители, подадени от предходни работодатели.
Пример: Работодателят ви ще може да види трудовия стаж и длъжността, която сте заемали в компания Х, но няма да вижда възнаграждението и обезщетенията, които сте получавали при същия работодател.
Какви данни подлежат на вписване в електронната трудова книжка?
Електронният запис ще включва много повече данни от досегашната трудова книжка, а именно:
при сключване на трудов договор вече ще се изисква информация относно началната му дата, продължителността на работно време и уговорения платен годишен отпуск;
при изменения на съществуващ трудов договор, освен промените, касаещи срока, длъжността и работното място, вече ще се отразяват и промените в основното трудово възнаграждение, продължителността на работно време, размера на уговорения платен годишен отпуск, както и информация за получени запорни съобщения;
при прекратяване на трудов договор, освен изискуемите дата и основание за прекратяването, вече ще се вписват и данни за използвания платен годишен отпуск, продължителността на признатия и непризнатия трудов стаж, датата на изплащане на обезщетенията, както и данни за запорните съобщения.
Какви са сроковете за извършване на вписванията в електронната трудова книжка?
Запазват се досегашните срокове, а именно:
3-дневен срок за вписване на данни относно сключване и изменение на трудов договор;
7-дневен срок за вписване на данни относно прекратяване на трудов договор;
10-дневен срок за вписване на данни относно промяна на работодателя по смисъла на чл. 123 или чл. 123а от Кодекса на труда.
Кой прави вписванията и какво се случва при допуснати грешки?
Вписванията се правят изключително от работодателя. Това е негово задължение по закон.
Подаването става по електронен път към НАП – с квалифициран електронен подпис. Ако има техническа грешка или данните не бъдат приети, НАП издава протокол, а работодателят има 3 дни, за да коригира.
Ако прекратяването на трудовия договор не бъде въведено навреме, служителят има право на обезщетение – точно както беше при задържане на хартиената трудова книжка преди.
⚠️ Важно: Следете сами дали всички данни са въведени коректно и навреме. От 1 юни 2025 г. електронната ви трудова книжка е вашият официален удостоверителен документ, като данните в нея ще бъдат ключови при изчисляване на стаж, пенсия, право на обезщетения и др.
Какво се случва с досегашната трудова книжка?
Ако вече имате трудова книжка, тя не се обезсилва. Работодателят ви има срок до 1 юни 2026 г. или по-рано, ако напуснете в периода преди това, за да я оформи и да ви я върне с вписани в нея данните за трудовия ви стаж към 1 юни 2025 г.
Хартиената трудова книжка остава официален удостоверителен документ за вписаните в нея данни и обстоятелства, свързани с трудовата ви дейност за периода преди 1 юни 2025 г. Затова я съхранявайте надлежно.
Аз съм работодател – как да се подготвя за промяната?
От 1 юни 2025 г. трудовата книжка става електронна и подаването на електронни трудови записи не е въпрос на избор а правно задължение за работодателите. Ето какво трябва да направите:
✅ 1. Актуализирайте вътрешните си процеси
Прегледайте процедурите за назначаване, промяна и прекратяване на трудови договори. Уверете се, че сроковете и отговорностите по подаване на електронни записи са ясно разпределени. Обновете вътрешните си правила.
✅ 2. Осигурете техническа готовност
Ще ви е нужен квалифициран електронен подпис и система за подаване на данни към НАП. Проверете дали ИТ решенията ви отговарят на изискванията за сигурност и проследимост.
✅ 3. Информирайте служителите
Обяснете какво се променя, как ще се оформят книжките и как всеки ще може да проверява данните в своята електронна трудова книжка. Определете лице за контакт при въпроси от страна на служителите.
✅ 4. Оформете трудовите книжки
До 1 юни 2026 г. трябва да оформите и върнете хартиените трудови книжки с натрупания стаж към 1 юни 2025 г. Препоръчва се връщането да се документира писмено.
Как Argumento може да ви помогне?
💡 Добрата организация сега ще ви спести глоби, административни грешки и напрежение със служителите. При нужда от професионално съдействие по темата, обърнете се към опитни адвокати по трудово право чрез Argumento.
След близо век вярна служба, хартиената трудова книжка официално излиза в пенсия. Промяната е част от дигитализацията на трудовите отношения в България и с нея се предвижда информацията за трудовата ни дейност да се прехвърли изцяло в електронна среда.
Но какво точно означава това за вас – работещите, HR екипите и работодателите?
Какво на практика се променя за работниците и служителите на трудов договор?
След 1 юни 2025 г. няма да е необходимо работодателят да вписва нищо в хартиената ви трудова книжка. Всички обстоятелства относно вашата трудова „биография“ – например кога сте започнали работа, заели сте друга длъжност, ползвали сте отпуск или сте напуснали, ще се вписват в т. нар. единен електронен трудов запис, който ще се води в нов Регистър по заетостта, поддържан от Националната агенция по приходите (НАП).
Какви са предимствата на електронната трудова книжка?
Създаването на електронната трудова книжка е логична следваща стъпка след въвеждането на електронните трудови досиета на работниците и служителите през 2017 г. Предимствата на електронния документ спрямо хартиената трудова книжка са неоспорими:
елиминира се рискът за работниците и служителите от загуба, повреда или унищожаване на трудовата книжка, както и липсата на печати и подписи;
намалява се административната тежест за работодателите;
разширява се достъпът до електронни услуги и се създават условия за интеграция и обмен на информация с други институционални регистри;
обединяват се трудовите данни на населението в национален мащаб, което позволява задълбочени анализи и ефективно планиране на политики на пазара на труда.
Как ще се осъществява достъпът до електронната трудова книжка на работниците и служителите?
Очаква се системата да заработи на 1 юни 2025 г., като след тази дата всеки работник или служител ще има пълен достъп до своята електронна трудова книжка чрез своя квалифициран електронен подпис (КЕП) или персонален идентификационен код (ПИК) през портала на НАП. По този начин ще можете да проверявате какви записи са направени, както и кой е имал достъп до вашите данни. Това е важно за защита на личната ви информация, както и при евентуален спор с работодател относно вписаните данни.
При необходимост, можете да изискате от НАП разпечатка за представяне като официален документ.
Кой друг ще има достъп до електронната трудова книжка на работниците и служителите?
Извън титулярите на електронната трудова книжка, НАП ще предостави достъп до нея и на следните категории лица:
Родителите, настойниците и попечителите на наетите на трудов договор лица под 18 години – за данните, налични за тях;
Работодателите:
пълен достъп до подадените от него данни в електронните трудови книжки на лицата, които са негови работници и служители;
ограничен достъп до данните в електронните трудови книжки на негови работници и служители, подадени от предходни работодатели.
Пример: Работодателят ви ще може да види трудовия стаж и длъжността, която сте заемали в компания Х, но няма да вижда възнаграждението и обезщетенията, които сте получавали при същия работодател.
Какви данни подлежат на вписване в електронната трудова книжка?
Електронният запис ще включва много повече данни от досегашната трудова книжка, а именно:
при сключване на трудов договор вече ще се изисква информация относно началната му дата, продължителността на работно време и уговорения платен годишен отпуск;
при изменения на съществуващ трудов договор, освен промените, касаещи срока, длъжността и работното място, вече ще се отразяват и промените в основното трудово възнаграждение, продължителността на работно време, размера на уговорения платен годишен отпуск, както и информация за получени запорни съобщения;
при прекратяване на трудов договор, освен изискуемите дата и основание за прекратяването, вече ще се вписват и данни за използвания платен годишен отпуск, продължителността на признатия и непризнатия трудов стаж, датата на изплащане на обезщетенията, както и данни за запорните съобщения.
Какви са сроковете за извършване на вписванията в електронната трудова книжка?
Запазват се досегашните срокове, а именно:
3-дневен срок за вписване на данни относно сключване и изменение на трудов договор;
7-дневен срок за вписване на данни относно прекратяване на трудов договор;
10-дневен срок за вписване на данни относно промяна на работодателя по смисъла на чл. 123 или чл. 123а от Кодекса на труда.
Кой прави вписванията и какво се случва при допуснати грешки?
Вписванията се правят изключително от работодателя. Това е негово задължение по закон.
Подаването става по електронен път към НАП – с квалифициран електронен подпис. Ако има техническа грешка или данните не бъдат приети, НАП издава протокол, а работодателят има 3 дни, за да коригира.
Ако прекратяването на трудовия договор не бъде въведено навреме, служителят има право на обезщетение – точно както беше при задържане на хартиената трудова книжка преди.
⚠️ Важно: Следете сами дали всички данни са въведени коректно и навреме. От 1 юни 2025 г. електронната ви трудова книжка е вашият официален удостоверителен документ, като данните в нея ще бъдат ключови при изчисляване на стаж, пенсия, право на обезщетения и др.
Какво се случва с досегашната трудова книжка?
Ако вече имате трудова книжка, тя не се обезсилва. Работодателят ви има срок до 1 юни 2026 г. или по-рано, ако напуснете в периода преди това, за да я оформи и да ви я върне с вписани в нея данните за трудовия ви стаж към 1 юни 2025 г.
Хартиената трудова книжка остава официален удостоверителен документ за вписаните в нея данни и обстоятелства, свързани с трудовата ви дейност за периода преди 1 юни 2025 г. Затова я съхранявайте надлежно.
Аз съм работодател – как да се подготвя за промяната?
От 1 юни 2025 г. трудовата книжка става електронна и подаването на електронни трудови записи не е въпрос на избор а правно задължение за работодателите. Ето какво трябва да направите:
✅ 1. Актуализирайте вътрешните си процеси
Прегледайте процедурите за назначаване, промяна и прекратяване на трудови договори. Уверете се, че сроковете и отговорностите по подаване на електронни записи са ясно разпределени. Обновете вътрешните си правила.
✅ 2. Осигурете техническа готовност
Ще ви е нужен квалифициран електронен подпис и система за подаване на данни към НАП. Проверете дали ИТ решенията ви отговарят на изискванията за сигурност и проследимост.
✅ 3. Информирайте служителите
Обяснете какво се променя, как ще се оформят книжките и как всеки ще може да проверява данните в своята електронна трудова книжка. Определете лице за контакт при въпроси от страна на служителите.
✅ 4. Оформете трудовите книжки
До 1 юни 2026 г. трябва да оформите и върнете хартиените трудови книжки с натрупания стаж към 1 юни 2025 г. Препоръчва се връщането да се документира писмено.
Как Argumento може да ви помогне?
💡 Добрата организация сега ще ви спести глоби, административни грешки и напрежение със служителите. При нужда от професионално съдействие по темата, обърнете се към опитни адвокати по трудово право чрез Argumento.
Често задавани въпроси
Често задавани въпроси
Често задавани въпроси
